Önceleri sadece mektupları cevaplamakla mükelleftik. Muhatabına ulaşma süresi uzundu, cevap gelme süresi uzundu, mavi tiki de yoktu mektupların.

Sonra sabit telefonlar girdi hayatımıza. Akabinde de telesekreter mesajları.

Sonrasında e-posta. Bir dönemin sosyal ağı da e-postalardı. E-posta grupları, komik video ve fotoğrafların ilk paylaşıldığı dijital mecralardı. E-postalara cevap verme süresi mektup gibi değildi, git gide çember daralıyordu. Hızlı dönmek zorundaydık.

Uzatmayalım, bugünlere geldik. Artık en az 3 “instant messenger” yani anlık mesajlaşma uygulamamız var. Kimi herkeste yaygın diye kurulu, kimi yerli diye, kimi daha güvenli diye. Linkedin mesajları, Twitter DM’leri, instagram DM’leri derken artık yükümüz ağır.

Bir yandan iş hayatı zorlaşırken, dünya krizlerle boğuşurken, iş yükümüz günden güne artarken bir de kişisel iletişimimizi de yönetmek zorundayız. Git gide hızlanan bir pinpon maçı gibi.

Hiç tanımadığı insana mesaj gönderip, bir saat içinde geri dönüş alamadığı için küsüp engelleyenler mi ararsınız, yoksa e-posta gönderdiğini haber vermek için whatsapp’tan yazıp sonra da “Whatsapp’tan bir şey yazdım bakar mısınız” diye arayanlar mı?

Herkes aynı anlayış seviyesinde değil, herkes empati yapamayabiliyor. Bu biraz da trafikte olmak gibi, siz istediğiniz kadar düzgün bir şoför olun, makas atarak, tiktok çekerek gelen bir araç size çarptığında artık kazanın iki tarafından birisinizdir. Yani sizin iletişiminizi ne kadar düzgün yönettiğiniz çok önemli değil, sizin sadece bir noktacık olduğunuz bir iletişim ağının minik bir parçasısınız. Herkesin olması gerektiği gibi davranmasını beklemek sizi sinir krizine sokabilir. Yüksek beklenti, düşük mutluluk.

Gelin, yeni bir liste oluşturalım, birbirimizi yormadan daha sağlıklı iletişim kurmanın yolları. Ben aklıma gelenleri yazayım, siz de eklemek istediklerinizi yorumlara ekleyin.

1- Habersiz aramalardan kaçınalım

Gün içinde kimse oturup “Ömer Ekinci beni arasa da benim hiç gündemimde olmayan bir konu sırf onun gündeminde olduğu için kendisiyle uzunca bir sohbet etsek” diye beklemiyor.

İşi, gücü olan, yoğun bir insanı arayacaksanız öncesinde samimiyet durumunuza göre whatsapp’tan ya da e-posta ile bir bilgi notu gönderin. “Şu, şu konuda görüşmek üzere sizin x dakika vaktinizi almak üzere aramak istiyorum, mümkün müdür, mümkünse ne zaman arayabilirim?” şeklinde. Buna bilgi notu deniyor.

Bir ek yapayım, şirketim Desnet‘te hiçbir zaman telefonla pazarlama yaptırmadım, fuarda kartını bırakan müşterilere arama yaptırmak yerine e-posta ya da whatsapp ile bilgi notu gönderip “İlginizi çekerse, ihtiyacınız oluşursa bize ulaşabilirsiniz” diyoruz. “Biz işimizi yapacağı yapacağız diye kimsenin işini bölme hakkımız yok” diye düşünürüm.

2- Aradığımızda kendimizi tanıtalım

Eğer çok yakın olduğumuz biri değilse her aramamızda nezaketen kendimizi tanıtmak kolaylaştırıcı olur. Karşınızdakinin telefonu yenilenmiş olabilir, kulaklıktan ya da araç telefonundan cevaplıyor olabilir, kaydetmeyi unutmuş olabilir. Karşınızdakine emrivaki ile “tanıman gerekir” modunda yaklaşırsanız karşınızdaki de sizi durdurmayıp “tanımış gibi” yapabilir, bu da çok sağlıksız ve anlamsız bir görüşmeye sebep olur.

3- Her iş için o işin en tepesindeki kişiyi aramayalım

Bir arkadaşımız bir video paylaşmış bu konuda, “Ben Migros’ta bir ürünün son kullanma tarihi geçti diye Migros CEO’sunu arıyor muyum?” diye soruyor. Böyle dediğine göre demek ki sormuyor. Ama arkadaşımızı birebirde tanıyan müşteriler sorun yaşadıklarında doğrudan kendisini arıyor belli ki.

Bir şirketin CEO’sunu, genel müdürünü küçük bir problemde aramak hem size hem de diğer müşterilere haksızlık. Zira o yetkili isim tüm müşterileri için çok daha önemli, faydalı kararlar almak yerine sizin müşteri temsilcinizin yapabileceği bir işle meşgul olursa bu döner dolaşır size de zarar verir.

Ben kendimi bu konuda ayırıyorum, zira bizim Desnet’te kurduğumuz organizasyon dikey bir hiyerarşiye dayanmıyor. Ben de biraz eski kafalıyım ve müşterilerimin, özellikle de eski müşterilerimin benimle iletişimde olmasını seviyorum. Yahut da yeni müşterilerimizin benimle tanışmasının satışa dönüşünde faydalı olduğunu, fark yarattığını düşünüyorum. Ama Desnet’te ekibi çok daha fazla büyütüp, dikey bir yapı kursak muhtemelen ben de o arkadaşımız gibi düşünürdüm.

Bir de ek yapayım, tepedeki isimlere ulaşmanın çoğu zaman da yan etkisi vardır, ara katmanlardaki ekipler, orta düzey yöneticiler bundan pek (aslında hiç) hoşlanmazlar. Ve günün sonunda işinizi çözecek (ya da yavaşlatacak) olan onlardır.

4- “Müsait misin?” sorusunu unutmayalım

“Müsait misin” de tek başına yeterli değil, cevabı “Neye müsait miyim?” diye gelebilir pek tabii. Yani “Seni ziyaret edeceğim, müsait misin” de olabilir, “Kısa bir şey soracağım, müsait misin” de olabilir.

Düşünün ki havaalanındasınız, yurtdışına çıkmak üzeresiniz, pasaport kuyruğunda önünüzde son bir kişi, telefonunuz çalıyor. Arayan da bir arkadaşınız. Telefonu omzunuza sıkıştırıp açıyorsunuz. “Müsait misin?” dese değilim diyeceksiniz ama demiyor. “Bak bak yanımda kim var, kulaklarını çınlatıyoruz” diyerek başlıyor anlatmaya.

Yahut arkadaşınızı bir şaka yapmak için arıyorsunuz, açtığında hiç dinlemeden komik olduğunu düşündüğünüz bir ton şey sıralıyorsunuz. Bakıyorsunuz ki tepki yok. “Abi babamı kaybettik az önce” deyiveriyor. Daha fazla rezil olmuş muydunuz? Muhtemelen hayır.

İşte hepsinin çözümü basit, aradığınızda bodoslama lafa girmeden frekansı ölçün, ne durumda olduğunu öğrenip aynı frekanstaysanız anlatın anlatacaklarınızı. Güzel

5- Mesaiye Saygı

Eskiden gün içinde ya da dışında fark etmeksizin arkadaşlarımla konuşmaktan keyif alırdım. Desnet’te işlere odaklanalı mesai saatleri içinde keyfi konuşmalardan kaçınıyorum. Arada nefes almak için bir dostun sesini duymayı ayrı tutuyorum ama eğlence için yarım saat bir arkadaşınızla konuşmak şık değil. Hem şirketinize, hem çalışma arkadaşlarınıza saygısızlık. Bir de şunu unutmayın, karşınızdaki sizin kadar modunda olmayabilir ve ayıp olmasın diye bunu söyleyemiyor olabilir.

6- Uzun konuşmalardan kaçınalım

İş için de olsa, dostane bir görüşme de olsa bir iş insanının telefonda çok uzun konuşması demek gün boyuna yayılacak bir iletişimsizlik krizi demek. 10 dakikalık bir görüşme (ki benim için çok uzun) sırasında tahminen 3-5 çağrı gelir telefonunuza. 10 dakika sonra o çağrılara dönüş yapacaksınız. Bu kez onlar müsait olmayacak. Sonra tekrar, tekrar ve tekrar. Bunun en iyi yolu hızlıca konuyu söyleyip kapatmak.

7- Bitmeyen girişler, bitmeyen sonuçlar

Biz Türklerde inanılmaz bir giriş ve sonuç sevdası var. Selamlamalarımız çok uzun, kapanışlarımız daha da uzun.”

• Haydi görüşürüz
• Tamamdır hoşça kal
• Allah’a emanet ol
• Sen de öyle, selamlar
• Sen de selam söyle
• Baş üstüne, görüşelim
• Tamam en kısa zamanda
• Haydi kolay gelsin o zaman
• Sana da kolay gelsin, sevgiler
• Sevgi bizden, saygılar,
• Saygılar abi, Ahmet de selam söylüyor.
• Ahmet’e de selamlar , ne yapıyor görünmüyor hiç… (Hani kapatıyordun?)

Benim gibi tezcanlı insanlara göre hiç değil. İlkinden sonra usulca kapatıyorum ve maalesef çoğunlukla karşı tarafın yüzüne kapatmışım gibi bir durum oluşuyor. Vedalaşmaları öğrenmemiz lazım.

8 – Telefon için randevulaşalım

Aslında telefon, bir araya gelmeyi gerektirmeyen işleri mekandan bağımsız halde çözmek için muazzam bir icat. Ama biz o kadar hoyrat ve verimsiz kullanıyoruz ki tam bir konsantrasyon öldürücü haline geliyor.

O yüzden bir çözüm de randevulaşmak. Günün telefonlarını bir saatin içine 5’er dakikalık dilimler halinde sıraladığınızda 1 saat içinde 12 telefon görüşmesini aradan çıkarırsınız.

Mesaj atıp “müsait misiniz?” diyen herkesi -acil durumlar haricinde- hemen aramak zorunda hissetmeyin.

9 – Telemarketingcilerle baş etme yolları

pBunu yazdığım için üzgünüm ama telefonla satış, pazarlama ya da anket yapanların ansızın gelen aramalarında kendimizi savunmayı öğrenmeliyiz. Çünkü onlar telefonu kapatmamak için eğitim almış savaşçılar.

Son aramalardan biri “Ankara’nın sorunları nelerdir?” diye Ankara Büyükşehir Belediyesi’nin araştırmasıydı. Bir diğeri Beşiktaş Jimnastik Kulübü’nün Kartal Yuvası mağazalarından gelen telemarketing aramasıydı. Oysa ne Ankara’da oturuyordum, ne de Beşiktaşlıyım.

“Ayıp olmasın” diye beklerseniz en az 8 dakika kaybedersiniz, günde üç kişi arasa 24 dakika eder. İlk 10 saniyede arayanın konusu ilginizi çekmiyorsa “İlgilenmiyorum, teşekkürler” deyip kapatmanız gerekecek.

10 – Yolculukları Kullanın

Benim şahsen en sevdiğim yöntem bu. Sabah işe gelirken, akşam eve dönerken birçok telefon görüşmemi yapmak günden büyük bir bölüm kazandırıyor. Yine sabah erken ve akşam saatlerinde ormanda yürürken de çok verimli oluyor.

Benden bu kadar, devamını yorumlarda sizlerden bekliyorum.